Przekierowywanie maili

Wiele firm posiada główną skrzynkę mailową, np. Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., gdzie codziennie napływają różnie wiadomości e-mail. Część z nich to potwierdzenia wpłaty z banków za zamówione produkty lub zrealizowane usługi. Inne to zapytania, które powinny standardowo dotrzeć do skrzynek mailowych działów sprzedaży, serwisów, albo do określonych osób. 


W większości firm za przesyłanie tych wiadomości do właściwych odbiorców najczęściej odpowiadają prawdziwi ludzie, którzy wykonują te operacje ręcznie. Przenosząc pocztę do innego folderu czy skrzynki - przekierowując wiadomości do właściwych działów i osób każdego dnia.


To jak często wykonują takie operacje, zależy często od ilości ich obowiązków, tego czy są aktualnie w pracy, czy ilości takich wiadomości. Jednak głównym problemem jest to, że ręczne wykonywanie takich operacji jest bardzo czasochłonne. W zależności od ilości takich wiadomości można tracić na to od kilkunastu minut do nawet ponad godziny dziennie.


Innym zauważalnym problemem jest to, że przekierowywanie takich wiadomości powoduje, że ich odbiorcy (np. dział sprzedaży), aby odpisać na przekierowanego e-maila, musi ręcznie skopiować właściwy adres mailowy nadawcy wiadomości, ponieważ w polu odpowiedz do pojawi się zapewne adres firmowy: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. (o ile przekierowujący nie ustawił adresu odpowiedz do na właściwego nadawcę).


Rozwiązanie 1:
Wbudowane narzędzia Gmail oraz Outlook


GMAIL
Jeśli posiadasz pocztę opartą na Gmailu, możesz wykorzystać do tego wbudowane narzędzie do filtrowania poczty.


Wystarczy, że wpiszesz jakąś frazę, np. Przelew, a następnie wybierzesz opcję Więcej i Utwórz filtr.



Dokładny opis tworzenia filtrów można znaleźć tutaj: 
Tworzenie reguł filtrowania e-maili - Gmail - Pomoc / Create rules to filter your emails - Gmail Help


W tym przypadku warto też zapoznać się z operatorami Gmail, pozwalającymi na znacznie dokładniejsze wyszukiwanie wiadomości w skrzynce odbiorcze.

Operatory wyszukiwania dostępne w Gmailu - Gmail - Pomoc / Search operators you can use with Gmail - Gmail Help


Dzięki temu, po otrzymaniu wiadomości zawierającej określone słowa kluczowe wiadomość ta zostanie przekierowana we właściwe miejsce. 



Słowa kluczoweCzynnośćTyp filtra
Zapytanie ofertowe, oferta, zakupprzekieruj na: sprzedaż@fajna-firma.com
wiadomości zawierające słowa: zapytanie, oferta, cena
i niezawierające słów: serwis, naprawa, usterka
i etykiety przekazane
(zapytanie, oferta, cena)
-serwis -naprawa
-label: przekazane
Uznanie rachunku, Wpłata, Potwierdzenie wpłaty,
PRO FORMA, PROFORMA, PF, Faktura, Płatność
Przekieruj wiadomości o wpłacie na rachunek do sprzedaży,
zawierające słowa PRO albo PRO FORMA
i niezawierające słów: serwis, naprawa i etykiety przekazane
("Uznanie rachunku" OR "Powiadomienie o wpływie")
(PRO OR PROFORMA)
-label: przekazane -serwis -naprawa


OUTLOOK 365

Jeśli posiadasz pocztę elektroniczną w usłudzę Microsoft Outlook 365, automatyczną segregację wiadomości możesz uzyskać za pomocą tzw. reguł. Analogicznie jak w przypadku poczty Gmail.


Zarządzanie wiadomościami e-mail za pomocą regułInbox rules in Outlook Web App


Rozwiązanie 2:
ZAAWANSOWANE PRZYPADKI (POCZTA OPARTA O IMAP) + ZMIANA TREŚCI


Jeżeli nie posiadasz żadnej z ww. skrzynek mailowych i połączenie uzyskujesz poprzez serwer poczty IMAP (albo niezależnie używasz Gmail lub Outlook), a dodatkowo przekierowanie wiadomości wymaga pewnych dodatkowych czynności, np. usunięcie lub dodanie pewnych treści do wiadomości, to ten przypadek będzie dla Ciebie bardziej odpowiedni.


Do wykonania tej operacji potrzebujemy konta w serwisie Integromat.com, gdzie możemy stworzyć prosty scenariusz wykonujący taką operację ze nas.


Treść przykładowej wiadomości przesłanej przez Bank:
---------------------------------------------------------------------------
We kindly inform you that account 63...9053 was credited with the amount of 10 000,00 USD.
Sender: MULTINATIONAL COMPANY, BOSTON, MA
Title of order: PRO FORMA INVOICE

Account balance after the operation: USD 40 000,00


Yours sincerely
National Bank Team


Attention:
The message was generated at the request of the Internet Banking System user and sent to the address indicated. 
----------------------------------------------------------------------------


Informacje, które są nam potrzebne, to te zaznaczone na zielono, a pozostałą treść wiadomości chcemy usunąć. 


Całą operację możemy wykonać w następujący sposób:



Pierwszy element wyszukuje w skrzynce mailowej wiadomości zawierające frazę Account Balance Change, drugi element usuwa tekst, którego nie potrzebujemy w wiadomości. Ostatnie dwa elementy wysyłają wiadomość na skrzynkę działu sprzedaży (jeśli w potwierdzeniu bankowym pojawia się fraza SALE) albo na skrzynkę działu serwisu (jeśli w potwierdzeniu bankowym pojawia się fraza, np. SERV).


Oto końcowy efekt w skrzynce mailowej:



Pobierz plik ze scenariuszem, aby zaimportować go do Integromat.

Skomentuj jako pierwszy(a)