Przetwarzanie załączników z poczty

W większości firm na skrzynkę mailową docierają faktury w formie elektronicznej, które często są następnie drukowane lub przekazywane do działów księgowości wewnętrznej lub zewnętrznej (poza firmą). Operacja pobierania załączników, a następnie drukowania lub przesyłania, także może zabierać sporo cennego czasu. 

Bardzo szybkim i prostym rozwiązaniem jest zautomatyzowanie tego procesu za pomocą m.in. serwisu Integromat.com.


Tworzymy w nim scenariusz, który wyszukuje w naszej skrzynce wiadomości zawierające określone słowa kluczowe np. Faktura, VAT oraz załącznik. Następnie każdy z nich automatycznie zapisuje w odpowiednim folderze w Google Drive / Dropbox / Na serwerze FTP w folderze, np. MIESIAC/ROK > Maj/2020.



Dzięki temu comiesięczna czynność zbierania i przygotowywania dokumentów dla księgowości została w pełni zautomatyzowana.


Kiedy już takie dokumenty mamy zebrane, możemy stworzyć również dodatkowe rozszerzenie. Osobną automatyzację, która raz w miesiącu, np. 10 dnia każdego nowego miesiąca, będzie wysyłać wiadomość mailową do księgowości, że pod określonym adresem (wcześniej udostępnionym) dostępne są wszystkie nasze faktury.

Skomentuj jako pierwszy(a)